A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) agiliza as transações comerciais

Empreendedor, você sabe o que é NF-e? A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital da antiga nota fiscal, ou seja modelo A1 e 1-A. É um documento eletrônico gerado pelas empresas no momento da transação comercial, como por exemplo, nas operações de venda. Além das operações comerciais, a NF-e engloba todas as demais operações, como a entrada de mercadorias, as operações interestaduais, as operações de transferência ou devolução de mercadorias.

Este registro das operações mercantis é transmitido em tempo real para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que faz a validação do documento. Após essa autorização, tanto a empresa, quanto o consumidor, já podem consultar a nota fiscal via internet. Desta forma, a NF-e veio para facilitar a vida do empresário, e agilizar a conferência dos dados.

No Brasil, a NF-e está em vigor desde 2006, e ao longo deste tempo ela se modernizou e ganhou novas versões. No ano passado a versão 4.0 da NF-e entrou em vigor.

O que é preciso para emitir a NF-e?

Primeiramente para emitir a NF-e a empresa deverá usar um software emissor e possuir um certificado digital. Este certificado funciona como uma assinatura eletrônica da empresa e garante a segurança dos dados junto à SEFAZ. Assim, o certificado digital oferece validade jurídica ao documento, garantindo assim a confiabilidade dos dados.

Além do certificado, o software emissor também é necessário no processo. É o software que realiza a transmissão das informações da nota para a SEFAZ. Feito o envio, o governo emite uma resposta, uma espécie de chave de autorização, para gerar a NF-e. Além da emissão da nota, o software também garante o controle financeiro, e a gestão do estoque. Após a autorização do Fisco e da emissão da nota é possível consultar o documento via internet.

O documento impresso gerado é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que funciona como um extrato. Portanto o DANFE contém o resumo das informações da nota e a chave que dará o acesso pela internet.

Como é feito o armazenamento da NF-e?

De acordo com a legislação tributária, é importante armazenar este arquivo digital por um período mínimo de cinco anos. A importância de contar com um bom software de gestão, e claro, emissor de NF-e está no armazenamento destes arquivos em XML. Se este backup for feito de forma automática e na  “nuvem”, facilita muito o dia a dia do empresário, o mamute oferece esta funcionalidade.

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